Setzen auf Kompetenz, Zuverlässigkeit und Sorgfalt
Unsere Dienstleistungen im Detail
Kaufmännische Objektverwaltung
- Führung einer professionellen und zeitnahen Buchführung
- Zeitnahe Erstellung des Jahresabschlusses
- Erstellung der Jahresabrechnung mit Einzelabrechnung inkl. vorbereiteter Betriebskostenabrechnung für Vermieter und Steuerbescheinigung nach § 35a EStG
- Erstellung des Wirtschaftsplans mit Einzelwirtschaftsplan
- Prüfung und Ausführung aller Zahlungen, die das gemeinschaftliche Eigentum betreffen
- Überwachung von Hausgeldzahlungen, sowie anderer Ein- und Auszahlungen
- Mahnwesen bei Zahlungsverzug von Hausgeld und sonstigen Forderungen sowie ggf. Einleitung von Beitreibungsmaßnahmen
- Führung und Disposition von Geldmitteln auf den Giro- und Anlagekonten der Gemeinschaft
- Organisation der Lohn- und Gehaltsabrechnung der Beschäftigten
- Berechnung und Anforderung von beschlossenen Sonderumlagen
- Überprüfung aller für die Bewirtschaftung notwendigen bestehenden Versicherungsverträge
- Überwachung, Optimierung und Abschluss der erforderlichen Sach- und Haftpflichtversicherungen für das Gemeinschaftseigentum
- Begleitung der Belegprüfung durch den Beirat
- Bewirtschaftungskonzepte und Korrespondenz mit Ver- und Entsorgungsunternehmen
- Optimierung bestehender Vertragsverhältnisse
- Prüfung und ggf. Eingliederung der bestehenden Verträge (Gas, Strom, Versicherungen etc.) in Großabnehmerverträge bei entsprechender Rabattierung
Technische Objektverwaltung
- Veranlassen von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen inkl. Preisanfragen
- Erstellung von Bauverträgen
- Betreuung und Überwachung von Instandhaltungs- und Instandsetzungsmaßnahmen (ggf. Leistungsabnahme, Rechnungskontrolle, Rechnungsbegleichung)
- Regelmäßige Begehung und Kontrolle des baulichen Zustands
- Überwachung aller technischen Einrichtungen in Verbindung mit Wartungsaufträgen
- Abwicklung von Versicherungsfällen einschließlich Veranlassung der Schadensbeseitigung
- Abschluss und Überprüfung von Wartungsverträgen
- Vorbereitung von TÜV-, Brandschutz- und Blitzschutzprüfungen
- Organisation und Beauftragung entsprechender Fachleute zur Ausstellung von Energieausweisen
- Verhandlungen mit Behörden und Erfüllung behördlicher Auflagen
- Technische Bestandsaufnahmen
Organisatorische Leistungen:
- Organisation, Einberufung und Durchführung der jährlichen ordentlichen Eigentümerversammlung unter Einsatz moderner Präsentationstechniken; bei Bedarf Durchführung von außerordentlichen Eigentümerversammlungen
- Protokollierung und Durchführung der Versammlungsbeschlüsse und Versand der Protokolle an alle Eigentümer
- Führung der Beschlusssammlung
- Geordnete Aufbewahrung aller Verwaltungsunterlagen – auch unter Einsatz eines elektronischen Dokumentenmanagementsystems
- Regelmäßige Kontrolle der laufenden Objektpflege
- Abgabe der Zustimmungserklärung im Namen der Eigentümer beim Verkauf eines Wohnungseigentums vor dem Notar, falls in der Teilungserklärung bzw. im Kaufvertrag vorgegeben
- Jährliche Versammlungsladung, -leitung und Beschlussprotokollerstellung
- Laufende und ausführliche Information und Beratung des Verwaltungsbeirats
- Bearbeiten von Schlüsselbestellungen
- Beratung und Information der Eigentümer
- Erstellung und Versand von Rundschreiben und Aushängen
- Veranlassungen zur Überwachung und Einhaltung der Hausordnung
- Bearbeiten von Beschwerden bei Verstößen gegen die Hausordnung
- Einstellung und regelmäßige Überwachung von Hilfskräften
- Sicherstellung einer guten Erreichbarkeit – in Notfällen auch außerhalb der Geschäftszeiten
- Bereitstellung von Besprechungsräumen (bis 20 Personen)
- Veranlassungen zur Erfüllung der Verkehrssicherungspflicht
Juristische Leistungen
- Außergerichtliche Vertretung sowie gerichtliche Geltendmachung von Ansprüchen der Gemeinschaft gegenüber Dritten und einzelnen Wohnungseigentümern unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes
- Mitwirkung bei außergerichtlichen und gerichtlichen Verhandlungsterminen
- Durchsetzung von Gewährleistungsansprüchen unter Hinzuziehung eines Fachanwaltes
- Mitwirkung bei selbstständigen Beweisverfahren
- Information und Unterstützung eines ggf. durch die Eigentümergemeinschaft beauftragten Fachanwaltes
- Beachtung einschlägiger Gesetze und Verordnungen (WEG, HeizkV, TrinkwasserV, BetriebssicherheitsV, Entwässerungssatzungen etc.)
- Einleitung von Maßnahmen zur Fristwahrung oder zur Abwendung von Rechtsnachteilen